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Guter Teamspirit trotz Corona – Sara Hoyer im Interview

Das gesamte Team im Home-Office und trotzdem gute Stimmung? Was schwer zu erreichen scheint, schafft die Bonner PR-Agentur rheinland relations. Prokuristin Sara Hoyer gibt im Interview Einblick in die täglichen Videokonferenzen und den gemeinsamem Mittagspausen-Call. Mitglied im Netzwerk FAMILIENBEWUSSTE UNTERNEHMEN ist die Agentur seit April 2017.

Ihr gesamtes Team arbeitet aktuell im Home-Office. Was war Ihnen wichtig bei der Umstellung auf die Heimarbeitsplätze?

Sara Hoyer: „Am Mittwoch, 18. März 2020, sind insgesamt vier unserer Beschäftigten ins Home-Office umgezogen. Diese vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) angewiesen und hätten daher den meisten Kontakt mit der Öffentlichkeit gehabt.

Wir haben diese Maßnahme einvernehmlich im Team entschieden, um alle Fachkräfte so gut es geht zu schützen. Der Hintergedanke war außerdem, dass im Fall der Fälle nicht die komplette Agentur unter Quarantäne gestellt wird, sondern nur ein Teil.

Bei der Umstellung haben wir darauf geachtet, dass die Beschäftigten im Home-Office keine Defizite zum Agentur-Arbeitsplatz haben. Daher konnten sich alle einen großen Büro-Bildschirm inklusive Laptop, Maus und Tastatur leihweise mitnehmen. Mit unserem Geschäftsführer Christian Windeck habe ich zwei Beschäftigten die Monitore nach Hause gebracht.

Seit Montag, 23. März 2020, befinden wir uns nun alle im Home-Office, auch um gleiche Verhältnisse im Team zu schaffen, denn geteiltes Leid vereint.“

Haben Sie spezielle flexible Arbeitszeiten für Beschäftigte mit Kindern geschaffen?

Sara Hoyer: „Wir haben zwei Beschäftigte mit Kindern zuhause, darunter auch unser Geschäftsführer Christian Windeck. Gerade in Zeiten von Corona ist die Kinderbetreuung besonders kompliziert. Für uns ist es selbstverständlich, dass sich unsere Mütter und Väter ihre Arbeitszeit frei einteilen können. Beide informieren das Team darüber, wann sie im Home-Office verfügbar sind und wann der Nachwuchs nach Aufmerksamkeit schreit.“

Wie organisieren Sie Ihre Teamsitzungen in Zeiten von Corona?

Sara Hoyer: „Unser größtes Hilfsmittel für die Teamsitzungen ist Microsoft-Teams. Mindestens zwei Mal am Tag telefonieren wir mit Videobild, um den Stand der Projekte zu besprechen. Was brennt wird priorisiert.

Wir haben uns dafür entschieden, jeden Morgen um 8.30 Uhr ein Teammeeting zu den anstehenden To-dos abzuhalten. Beim zweiten Meeting um 16 Uhr resümieren wir, ob wir alles geschafft haben.

Diese virtuellen Treffen helfen ungemein dabei den Arbeitsalltag zu strukturieren. So hat man klare Aufgaben und Ziele. Zusätzlich können sich einzelne Beschäftigte natürlich via Videokonferenz zu gemeinsamen Projekten austauschen.

Haben Sie Tipps, wie Betriebe den Teamspirit trotz getrennter Arbeitsorte erhalten können?

Sara Hoyer: „Der Zusammenhalt ist uns elf hier sehr wichtig. Um das Zwischenmenschliche nicht aus den Augen zu verlieren, haben wir unseren Beschäftigten ans Herz gelegt um 13 Uhr einen Mittagspausen-Call abzuhalten. Wie zuvor gemeinsam im Büro, wird nun per Videokonferenz gemeinsam gegessen und privates ausgetauscht. Trotz räumlicher Distanz, können wir den Teamspirit immer noch deutlich spüren.“

Auf Facebook posten Sie täglich die gute Nachricht des Tages. Wie erhalten Sie die gute Team-Stimmung im Betrieb in dieser herausfordernden Situation?

Sara Hoyer: „Für Christian Windeck und mich ist das A und O: Transparenz. Wir haben von Anfang an offen im Team besprochen, wie die derzeitige Situation unser Unternehmen belastet und welche Schritte wir gegebenenfalls gehen müssen. So konnten wir die Angst vor Kündigungen, vor allem bei den neuen Fachkräften eindämmen und damit allen ein besseres Gefühl geben.

Wir wollen in den nächsten Wochen weiterhin offen kommunizieren, selbst wenn die Nachrichten nicht mehr so beruhigend sein sollten. Uns ist wichtig, dass alle auf dem aktuellen Stand sind und keine Gerüchte entstehen.“

Noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zur „Krisenkommunikation in Zeiten von Corona“? Auf der Webseite der Rheinland relations GmbH finden Sie weitere Tipps zur internen und externen Kommunikation.

Fotos: Rheinland relations GmbH

 

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